Không phải lô hàng bị thu hồi nào cũng bắt nguồn từ lỗi nghiêm trọng trong sản xuất. Nhiều trường hợp, nguyên nhân chỉ là in sai ngày sản xuất, không tìm được đúng lô bị ảnh hưởng, hoặc thiếu dữ liệu để chứng minh với cơ quan kiểm định.

Bối cảnh pháp lý cũng đang đặt ra áp lực cụ thể hơn. Thông tư 11/2026/TT-BCT của Bộ Công Thương yêu cầu các cơ sở sản xuất thực phẩm phải kết nối dữ liệu truy xuất lên hệ thống quốc gia từ ngày 01/12/2026 (Nguồn: chinhphu.vn). Thời gian để xây dựng hệ thống thực sự không còn nhiều.

Bài viết này trình bày 5 bước cụ thể để triển khai quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm đúng cách, gắn với thiết bị thực tế tại từng công đoạn, phù hợp cho doanh nghiệp từ quy mô vừa đến lớn.

Truy xuất nguồn gốc là gì? Vì sao doanh nghiệp phải triển khai ngay từ bây giờ?

Truy xuất nguồn gốc là khả năng theo dõi toàn bộ hành trình của một sản phẩm, từ nguyên liệu đầu vào qua từng công đoạn sản xuất cho đến tay người tiêu dùng cuối, dựa trên dữ liệu được mã hóa và lưu trữ có hệ thống.

Khi người tiêu dùng quét mã QR trên chai nước tinh khiết hay hộp sữa, màn hình hiện ra ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà máy đóng gói và thậm chí vùng nguyên liệu. Đó chính là đầu ra trực quan của một hệ thống quy trình truy xuất nguồn gốc vận hành đầy đủ.

Theo ISO 22005 và các yêu cầu về nhận diện và truy xuất nguồn gốc trong ISO 9001, hệ thống truy xuất nguồn gốc phải bảo đảm các đối tượng cần theo dõi (nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, lô sản xuất…) được nhận diện phù hợp và có hồ sơ lưu giữ đầy đủ để truy xuất lịch sử, nguồn gốc và quá trình xử lý của chúng. Điều này đòi hỏi dữ liệu được liên kết nhất quán xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra, bảo đảm không thiếu các thông tin cần thiết cho việc truy xuất.

Phần mềm truy xuất đơn thuần chỉ lưu trữ dữ liệu nếu có người nhập vào. Hệ thống truy xuất thực sự tự động sinh dữ liệu, tự động kiểm tra và tự động đồng bộ. Bốn thành phần không thể thiếu trong một hệ thống hoàn chỉnh là:

• Dữ liệu: Mã lô, ca sản xuất, nguyên liệu đầu vào, thông số kỹ thuật…
• Thiết bị in mã: Máy in date công nghiệp tạo ra mã truy xuất trên từng sản phẩm.
• Camera kiểm tra: Xác minh 100% mã vừa in, không bỏ sót.
• Hệ thống quản lý: Điều phối toàn bộ, lưu trữ và đồng bộ lên cổng truy xuất quốc gia.

5 bước triển khai quy trình truy xuất nguồn gốc đạt chuẩn Bộ Công Thương

Quy trình truy xuất nguồn gốc không thể triển khai theo kiểu lắp một thiết bị rồi chờ kết quả. Để hệ thống thực sự vận hành được, cần xây dựng theo từng bước có trình tự, gắn liền với thiết bị cụ thể tại từng công đoạn.

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm và nguyên liệu đầu vào

Đây là nền tảng của toàn bộ hệ thống. Nếu dữ liệu đầu vào không đồng nhất, mọi thứ phía sau đều có thể sai.

Cần xây dựng bộ dữ liệu truy xuất bao gồm tên sản phẩm, mã SKU, thông số kỹ thuật, danh sách nguyên liệu, nhà cung cấp tương ứng… Tiếp theo là chuẩn hóa mã sản phẩm, mã lô và mã nguyên liệu theo một định dạng thống nhất toàn nhà máy, tránh tình trạng mỗi bộ phận dùng một quy ước riêng. Cuối cùng, thiết lập quy trình truy xuất nguồn gốc ghi nhận dữ liệu tự động từ đầu ca sản xuất thay vì ghi tay.

Thiết bị đảm nhận vai trò này là phần mềm quản lý dữ liệu sản xuất kết hợp với máy tính công nghiệp hoặc HMI đặt tại các trạm vận hành trên dây chuyền.

Bước 2: Tạo mã truy xuất cho từng sản phẩm

Hệ thống sinh mã QR hoặc barcode biến thiên cho từng sản phẩm hoặc từng lô hàng, không dùng chung một mã cố định. Mỗi mã mang thông tin ca sản xuất, ngày giờ, mã lô… Sau đó được liên kết tự động với cơ sở dữ liệu trung tâm. Đây chính là điểm phân biệt giữa một hệ thống truy xuất thực sự và việc chỉ in ngày sản xuất lên bao bì.

Tùy theo loại bao bì và tốc độ dây chuyền, có thể lựa chọn các công nghệ in date phù hợp.

• Máy in CIJ phù hợp với dây chuyền tốc độ cao trên chai, lon, hộp sữa vì đầu phun không tiếp xúc bề mặt và mực khô tức thì.
• Máy in TIJ cho chất lượng in sắc nét, độ phân giải cao trên hộp carton, nhãn giấy và túi zip, chi phí đầu tư thấp.
• Máy in TTO tích hợp trực tiếp vào máy đóng gói dạng đứng hoặc nằm, in đồng thời trong quá trình hàn miệng túi, phù hợp với bao bì màng mềm.
• Máy in laser tạo vết khắc vĩnh viễn không thể xóa, lý tưởng cho chai thủy tinh, lon nhôm và vỏ hộp kim loại.
• Máy in PIJ cho chất lượng mã in cao nhất trong nhóm, đặc biệt với mã QR/Data Matrix biến thiên cần độ phân giải cao và ký tự lớn đọc được từ xa, tuy nhiên chi phí đầu tư cũng cao nhất.

Bước 3: Kiểm tra và xác thực dữ liệu trên dây chuyền

In mã lên sản phẩm mới chỉ là một nửa quy trình truy xuất nguồn gốc. Nửa còn lại là xác nhận rằng mã vừa in đúng, đọc được và khớp với dữ liệu gốc.

Camera vision được lắp đặt ngay sau vị trí in, chụp ảnh từng sản phẩm đi qua và phân tích kết quả trong vài mili giây. Hệ thống kiểm tra đồng thời nhiều tiêu chí như: Mã có bị lỗi ký tự, thiếu nét hay sai định dạng không; Mã QR hoặc barcode có quét được không; Bản in có bị mờ, nhòe hoặc lệch vị trí không; Thông tin in có khớp với dữ liệu gốc từ hệ thống quản lý không.

Khi phát hiện sản phẩm không đạt, tín hiệu được gửi ngay đến cơ cấu loại phẩm để đẩy ra khỏi dây chuyền trước khi vào công đoạn tiếp theo. Toàn bộ ảnh chụp và kết quả kiểm tra được lưu lại, tạo thành nhật ký kiểm soát chất lượng theo thời gian thực.

Bước 4: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu truy xuất nguồn gốc

Dữ liệu được tạo ra ở bước 2 và xác thực ở bước 3 cần được lưu trữ theo cấu trúc có thể tra cứu và truy xuất ngược bất kỳ lúc nào, không phải chỉ lưu trong bộ nhớ cục bộ của từng thiết bị.

Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, lưu toàn bộ lịch sử sản xuất theo lô, bao gồm thông tin nguyên liệu, ca sản xuất, kết quả kiểm tra…. Hệ thống kết nối với ERP hoặc MES đang vận hành qua API hoặc giao thức công nghiệp tiêu chuẩn, tránh tạo ra thêm một “hòn đảo dữ liệu” rời rạc. Phần mềm truy xuất nguồn gốc cho phép tìm kiếm theo mã sản phẩm, mã lô, ngày sản xuất, ca làm việc hoặc dây chuyền cụ thể và xuất báo cáo cho kiểm toán nội bộ lẫn kiểm định bên ngoài.

Bước 5: Kết nối hệ thống và sẵn sàng truy xuất khi có sự cố

Đây là bước hoàn thiện toàn bộ vòng lặp. Một hệ thống chỉ thực sự có giá trị khi doanh nghiệp có thể tra cứu, báo cáo và xử lý sự cố chỉ trong vài phút thay vì vài ngày.

Kết nối cổng dữ liệu truy xuất với hệ thống quốc gia theo cấu trúc yêu cầu của Thông tư 11/2026/TT-BCT. Khi xảy ra khiếu nại hoặc cần kiểm định, người quản lý chỉ cần quét mã QR trên sản phẩm để lấy ngay toàn bộ lịch sử từ nguyên liệu đầu vào, ca sản xuất cho đến kết quả kiểm tra chất lượng. Hệ thống báo cáo hỗ trợ xác định chính xác phạm vi lô bị ảnh hưởng, từ đó khoanh vùng thu hồi và điều tra nguyên nhân nhanh nhất có thể.

Những sai lầm khiến quy trình truy xuất nguồn gốc thất bại

Dù đã đầu tư thiết bị và phần mềm, nhiều nhà máy vẫn không truy xuất được khi cần. Phần lớn các trường hợp thất bại đều xuất phát từ những sai lầm có thể tránh được ngay từ đầu.

• Chỉ triển khai phần mềm mà không kết nối thiết bị: Phần mềm không tự sinh ra dữ liệu nếu không có máy in date, camera vision và băng tải đồng bộ. Dữ liệu nhập tay luôn có độ trễ và tỷ lệ sai sót cao, không đáp ứng được yêu cầu tra cứu thời gian thực.
• Sử dụng QR tĩnh thay vì mã Data Matrix: Khi toàn bộ lô hàng dùng chung một mã QR, việc truy xuất từng đơn vị sản phẩm riêng lẻ trở nên bất khả thi. Đây cũng là lỗ hổng khiến sản phẩm dễ bị làm giả mã.
• Không kiểm tra mã sau khi in: Máy in có thể bị đầu phun kẹt, mực nhòe hoặc lệch vị trí bất cứ lúc nào. Nếu không có camera vision giám sát 100%, sản phẩm mang mã in lỗi vẫn ra thị trường.
• Dữ liệu bị phân tán giữa nhiều bộ phận: Khi phòng sản xuất lưu một chỗ, phòng kho lưu chỗ khác và phòng QC lưu riêng, tra cứu chéo khi có sự cố gần như không thực hiện được trong thời gian hợp lý.

Giải pháp quy trình truy xuất nguồn gốc toàn diện cho nhà máy sản xuất

Không có một sản phẩm đơn lẻ nào giải quyết được toàn bộ bài toán truy xuất. Điều doanh nghiệp cần là một hệ thống được thiết kế đồng bộ từ đầu.

Một giải pháp truy xuất nguồn gốc và in date code tại CVM Group bao gồm:

• Thiết bị tích hợp trên dây chuyền (Băng tải công nghiệp, máy đóng gói đứng và nằm, máy dán nhãn, máy sang cuộn màng bao bì).
• Máy in date công nghiệp phù hợp loại bao bì.
• Camera vision kiểm tra 100% mã in.
• Hệ thống quản lý dữ liệu thông qua PC/HMI.

Không chỉ các tập đoàn lớn mới cần hệ thống truy xuất. Bất kỳ doanh nghiệp có dây chuyền đóng gói và yêu cầu kiểm soát chất lượng đều nên triển khai, đặc biệt trong các ngành trực tiếp thuộc phạm vi Thông tư 11.

• Thực phẩm đóng gói và đồ uống đang chịu áp lực lớn nhất từ cả phía nhà phân phối lẫn cơ quan quản lý.
• Dược phẩm và hóa mỹ phẩm yêu cầu mã truy xuất cho từng đơn vị sản phẩm.
• Nông sản và hạt sấy xuất khẩu cần đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về truy xuất vùng trồng và đơn vị chế biến mà không cần thêm nhân sự ghi chép thủ công.

CVM Group tiếp cận từng dự án bằng quy trình bốn bước thực tế:

• Đầu tiên là khảo sát dây chuyền thực tế tại nhà máy, đánh giá hiện trạng thiết bị, tốc độ sản xuất, loại bao bì và yêu cầu truy xuất cụ thể.
• Tiếp theo là tư vấn lựa chọn công nghệ phù hợp như CIJ, TIJ, TTO, laser hay PIJ, dựa trên đặc thù sản phẩm.
• Bước thứ ba là tích hợp thiết bị và phần mềm đồng bộ, đảm bảo toàn bộ chuỗi từ in mã đến camera kiểm tra đến lưu trữ dữ liệu hoạt động liền mạch.
• Cuối cùng là hỗ trợ kết nối theo đúng yêu cầu của Thông tư 11/2026/TT-BCT để nhà máy sẵn sàng kết nối hệ thống quốc gia trước hạn chót 01/12/2026.

Quy trình truy xuất nguồn gốc không còn là lợi thế cạnh tranh. Với lộ trình bắt buộc với truy xuất nguồn gốc thực phẩm từ cuối năm 2026, doanh nghiệp nào xây dựng hệ thống sớm sẽ có lợi thế rõ ràng về chi phí vận hành, khả năng đàm phán với đối tác phân phối và năng lực xử lý sự cố khi cần.

Điều quan trọng là triển khai đúng. Đây không chỉ mua phần mềm, không chỉ lắp máy in date, mà phải kết nối toàn bộ thành một hệ thống thực sự vận hành được. Nếu bạn đang muốn đánh giá xem dây chuyền hiện tại cần bổ sung gì để đạt chuẩn, đội ngũ kỹ thuật CVM Group sẵn sàng khảo sát thực tế và đề xuất phương án cụ thể!